Guertin Avocats inc. (« Guertin ») souhaite assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que vous lui fournissez.

La présente politique sur la protection des renseignements personnels (« Politique ») a donc pour but de vous informer de la façon dont Guertin recueille, traite, utilise, conserve, partage, sauvegarde et détruit vos renseignements personnels et s’applique tant et aussi longtemps que nous détenons vos renseignements personnels, y compris après la fin de notre relation d’affaires.

Guertin ainsi que tous ses employés s’engagent à se conformer aux lois et règlements applicables en matière de protection de vos renseignements personnels.

En utilisant le site web de Guertin ou en nous fournissant des renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site web, par téléphone, par visioconférence, par courriel, en personne ou par tout autre mode de communication, vous acceptez la Politique et le fait que vos renseignements personnels soient traités conformément à ladite Politique.

Renseignements personnels recueillis

Les renseignements personnels visés sont tous renseignements qui vous concerne et qui permettent de vous identifier, quel que soit leur nature, leur support et leur forme, dont notamment :

• votre nom et prénom;

• toute communication avec Guertin;

• votre date de naissance

• les données sur votre utilisation du site web;

• vos coordonnées;

• les renseignements relatifs au recrutement;

• votre adresse courriel;

• les informations sur votre employeur et votre poste;

• votre numéro de téléphone;

• votre signature numérique;

• toute information bancaire;

• des photos, vidéos et enregistrement de vous;

• les services vous ayant été rendus;

• tout autre renseignement personnel permettant de vous identifier.

À noter que tout renseignement se trouvant dans le domaine public n’est pas considéré comme étant personnel et n’est donc pas protégé par le secret professionnel et la Politique.

Nous collecterons vos renseignements personnels directement de vous, à moins de consentement de votre part, et limiteront leur collecte à ce qui est nécessaire pour exécuter le mandat que vous nous avez confié et ce qui est prévu à la présente Politique. En d’autres mots, ceux-ci ne seront pas utilisés à d’autres fins que ceux prévus au mandat confié et à la Politique sans votre consentement à moins que cela soit permis par la loi.

Afin que les renseignements personnels que nous détenons soient toujours à jour, nous vous invitons à nous informer de tout changement dans lesdits renseignements.

À noter que nous ne recueillons pas volontairement de renseignements personnels auprès de mineurs âgés de moins de 16 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 16 ans, nous vous demandons de ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement d’un parent ou d'un tuteur légal. Si vous êtes le parent ou le tuteur légal d’un mineur de moins de 16 ans et que vous savez ou pensez que ledit mineur nous a fourni des renseignements personnels sans votre consentement, veuillez contacter notre responsable à la protection des renseignements personnels identifié à la Politique. Selon le cas, nous verrons à détruire de façon sécuritaire les renseignements personnels que nous détenons.

Les courriels ou messages sous quelque forme que ce soit que nous envoient des personnes qui ne sont pas des clients de Guertin et qui ne sont pas sollicités ne donnent pas lieu à l’établissement d’une relation avocat-client et pourraient ne pas être protégés par le secret professionnel et la présente Politique.

Utilisation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont recueillis pour les fins indiquées lors de leur collecte, lorsque vous naviguez ou les divulguer sur notre site web ou selon ce qui est permis par les lois et règlements applicables dont notamment pour :

• établir et maintenir la relation d’affaires;

• la conduite de nos affaires;

• exécuter le mandat que vous nous avez confié;

• partager des renseignements personnels à des tiers dans le cadre de notre représentation ou des services juridiques fournis;

• répondre à nos obligations juridiques et légales;

• suivre l’utilisation effectuée de notre site web et assurer son efficacité;

• des fins de recherche, marketing et développement;

• recruter du personnel;

• satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion de risques;

• prévenir la fraude ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents ou vérifications diligentes;

• recouvrer des sommes qui nous sont dues;

• réorganiser, modifier ou vendre notre entreprise, vos renseignements personnels faisant partie des actifs de notre entreprise;

• toute autre fin à laquelle vous aurez consenti.

Partage des renseignements personnels

Il est possible que nous fournissons vos renseignements personnels à nos prestataires de services, mandataires et partenaires. Cependant, nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces tiers aux renseignements qui sont nécessaires pour l’accomplissement de leurs fonctions.

Soyez assuré que nous exigeons de ces derniers qu’ils préservent la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous pouvons leur confier.

Nous pourrons également communiquer vos renseignements personnels afin de nous conformer à une obligation légale ou à une ordonnance du tribunal ou de toute instance compétente, lorsque nous croyons de bonne foi qu’une divulgation est nécessaire afin de respecter une loi, une réglementation ou une ordonnance ou afin de protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Guertin ou d’autrui, dans le but de faire valoir nos droits, par exemple pour nous défendre en cas de poursuite judiciaire ou afin de recouvrer des factures impayées, et dans tout autre cas où la loi nous le permet.

Également, puisque vos renseignements personnels sont des actifs de notre entreprise, ces derniers pourraient être communiqués dans le cadre d’une vente, d’un partenariat d’affaires, d’une cession, d’une fusion, d’une acquisition, d’un financement, de toute opération similaire, d’insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre de Guertin.

Guertin ne vend pas ou ne loue pas de renseignements personnels à des tiers autrement qu’en conformité avec la Politique.

Protection des renseignements personnels

Nous nous engageons à respecter les normes généralement acceptées et établies dans le domaine afin de protéger les renseignements personnels que vous nous confiez, et ce, du moment où nous les recevons jusqu’à leur destruction. Nous avons mis en place des mesures de protection appropriées et raisonnables de vos renseignements personnels afin de prévenir les divulgations, accès, usages, collectes, modifications, copies ou destructions non autorisées, un mauvais usage ou toute forme de traitement non autorisée ou non conforme aux lois et règlements applicables. Des mesures sont également en place en cas de destruction ou perte accidentelle de vos renseignements personnels.

À titre d’exemple, nous nous assurons notamment de restreindre les accès à nos bureaux et aux équipements informatiques, de former nos employés en ce sens et de leur faire signer des ententes de confidentialité lorsqu’ils ne sont pas soumis au secret professionnel. Nous ne pouvons toutefois pas garantir que ces mesures sont infaillibles même si nous nous engageons à les appliquer avec diligence.

Il est également important de mentionner qu’aucune méthode de transmission ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécurisés à 100%. Il nous est donc impossible d’assurer ou de garantir la sécurité des renseignements personnels que vous nous transmettez, et ce, peu importe la forme de transmission. Vous transmettez donc ces renseignements à vos propres risques.

Si vous croyez que vos renseignements personnels sont compromis pour quelconque raison, veuillez contacter sans délai notre responsable à la protection des renseignements personnels identifié à la Politique.

Vos droits quant à vos renseignements personnels

Vous avez le droit de refuser de nous communiquer tout renseignement personnel vous concernant, sous réserve des lois et règlements applicables.

Vous avez le droit de demander d’avoir accès à vos renseignements personnels que nous détenons dans certaines circonstances. En ce sens, suivant une demande de votre part à cet effet, selon les circonstances et le droit applicable, nous devons vous donner une copie des renseignements personnels que nous détenons sur vous et certains autres renseignements vous concernant. Cependant, des frais pourraient vous être exigés pour la transmission de telles copies.

Vous avez le droit de nous demander de rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet, et ce, sous réserve du droit applicable et des circonstances. Nous pouvons refuser toute modification si nous sommes d’avis qu’une telle modification enfreindrait la loi ou une exigence légale ou entraînerait des renseignements incorrects.

Dans certaines circonstances et sous réserve des lois et règlements applicables, vous avez le droit de nous demander d’effacer, de détruire ou de retirer des renseignements personnels. Il nous est cependant possible de refuser une telle demande dans certains cas, notamment lorsque la conservation des renseignements est requise à des fins de conformité avec la loi et règlements ou avec une entente contractuelle.

Selon le cas, sous réserve de notre droit de refus et du droit applicable, vous avez également le droit de :

• demander de suspendre le traitement de certains renseignements personnels;

• demander de transférer certains renseignements personnels à un tiers;

• contester le traitement de certains renseignements personnels sur la base de votre intérêt légitime ou celui d’un tiers;

• contester toute décision automatisée et/ou demander qu’elle soit reconsidérée, si cette décision à une incidence juridique ou similaire importante;

• retirer votre consentement.

Veuillez faire par écrit toute demande à ce titre à notre responsable à la protection des renseignements personnels identifié à la Politique. Selon le cas, nous pourrons vous demander des renseignements spécifiques afin de confirmer votre identité et votre droit d’accès.

Veuillez noter que tout refus de communication ou tout retrait de consentement pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir adéquatement les services juridiques conformément au mandat que vous nous avez confié et pourrait donc occasionner l’impossibilité d’établir ou de maintenir une relation d’affaires avec vous.

Si vous êtes d’avis que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez faire une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données et renseignements personnels compétente à l’endroit où vous résidez ou auquel nous sommes situés.

Endroit où sont détenus les renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont actuellement détenus de façon numérique sur nos serveurs, lesquels sont hébergés au Québec et de façon physique à Sherbrooke.

Durée de conservation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels ne sont conservés que pour la durée nécessaire aux fins prévues à la Politique et au mandat que vous nous avez confié et afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Ceci signifie que vos renseignements personnels seront conservés par Guertin, même si vous cessez de faire affaire avec nous, et ce, pour une durée permettant de respecter nos obligations légales. Suivant cela, vos renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire.

Pour en savoir plus sur la durée de conservation de vos renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec notre responsable à la protection des renseignements personnels identifiés à la présente Politique.

Utilisation du site web de Guertin

Le site web de Guertin utilise des outils de collecte de renseignements tels que des fichiers témoins (cookies). Un fichier témoin est un petit fichier texte ou un morceau de données sauvegardé sur le disque dur de votre appareil. En consultant notre site web, vous consentez à l’utilisation de tels fichiers témoins. Vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur afin de refuser les fichiers témoins ou pour indiquer quand un tel fichier témoin est envoyé, mais ceci peut avoir une incidence sur votre capacité à utiliser le site web de Guertin et toutes ses fonctionnalités.

Nous utilisons aussi les services de Google Analytics afin de procéder à la collecte d’information de navigation sur le site web de Guertin. Si vous ne souhaitez pas être l’objet des analyses de Google Analytics lors de vos visites sur Internet, nous vous invitons à consulter le site web «tools.google.com/dlpage/gaoptout », duquel nous ne sommes aucunement responsables.

Les données recueillies de cette façon n’ont pour but que de faciliter votre accès et votre navigation de notre site web, de l’améliorer en fonction des besoins de ses visiteurs, d’établir les statistiques de fréquentation dudit site web et d’améliorer l’efficacité de nos campagnes de promotion.

Utilisation de sites web de tiers

Il est important de comprendre que la Politique ne s’applique pas aux sites web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens se trouvant sur le site web de Guertin ou sur la Politique, tels Facebook et Linkedin. En ce sens, Guertin n’est nullement responsable à l’égard desdits sites web de tiers et de l’utilisation et la protection de tout renseignement personnel qu’ils pourraient détenir à votre sujet lorsque vous cliquez sur de tels liens.

Responsable à la protection des renseignements personnels

Pour toute question quant à la Politique ou quant à vos renseignements personnels, ainsi que pour toute inquiétude que vous pourriez avoir quant à la protection de vos renseignements personnels veuillez contacter notre responsable à la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Me Nancy Marcotte
(819) 823 9420 poste 242
nmarcotte@guertinavocats.com
4777 boul. Bourque
Sherbrooke, Québec, J1N 2G6

Mise à jour de la Politique

Nous nous réservons le droit de modifier le contenu de notre site web et la Politique, et ce, sans avis. Il est donc important que vous consultiez la Politique disponible sur le site web de Guertin de façon régulière afin de demeurer informé de la manière dont vos renseignements personnels sont traités. En continuant de nous soumettre des renseignements personnels ou en ne retirant pas votre consentement à la détention des renseignements personnels déjà transmis, vous acceptez les modifications apportées à la Politique.

Si des versions traduites de cette Politique existent, la version française selon sa dernière mise à jour publiée sur le site web de Guertin prévaudra.

La dernière mise à jour de la Politique a été faite en août 2024.